PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF SEISMOGRAM DALAM PROSES TEMU KEMBALI ARSIP DI BALAI PENYELIDIKAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI KEBENCANAAN GEOLOGI (BPPTKG) YOGYAKARTA (ACTION RESEARCH)

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses dan permasalahan pengelolaan arsip dinamis aktif
seismogram dalam proses temu kembali arsip di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi
Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
metode penelitian kualitatif dengan model Tindakan (Action Research). Teknik pengumpulan data yang
dilakukan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan terdapat
permasalahan pengelolaan arsip dinamis aktif seismogram yang menghambatproses temu kembali. Hal tersebut
dapat diketahui pada tahap penciptaan arsip terdapat permasalahan dalam pencatatan dan pemberkasan, pada
tahap penyimpanan terdapat permasalahan sistem penataan dan pada tahap penyusutan tidak disertai dengan
daftar pemindahan arsip. Upaya perbaikan telah dilakukan oleh peneliti untuk mengatasi permasalahan tersebut
dengan cara membuat daftar arsip dinamis aktif seismogram, pemberian label deskripsi pada arsip,
memperbaiki penataaan dengan sistem kronologi dan pembuatan daftar pemindahan arsip. Kegiatan perbaikan
telah memberikan dampak pada pengelolaan dan proses temu kembali. Pada pengelolaan menjadikan dampak
yang lebih baik dari pengelolaan sebelumnya sedangkan pada proses temu kembali berdampak pada waktu
(time) yang dibutuhkan untuk mencari arsip seismogram menjadi lebih cepat, usaha (effort) yang dibutuhkan
oleh pengguna menjadi lebih mudah, tampilan (form of presentation) pada arsip seismogram menjadi mudah
untuk dipahami, penarikan kembali (recall) arsip seismogram dapat berjalan dengan lancar dan ketepatan
sistem (precision of system) dalam menemukan arsip menjadi relevan.