ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF FORMULIR SETORAN DONASI DI POS KEADILAN PEDULI UMAT HUMAN INITIATIVE (PKPU HI) JAWA TENGAH

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip inaktif formulir setoran donasi di Pos
Keadilan Peduli Umat Human Initiative (PKPU HI) Jawa Tengah. Metode penelitian yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode peneletian kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu
observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip inaktif formulir setoran
donasi dilaksanakan dengan beberapa tahapan. Tahap pertama ialah pemindahan arsip, tahap ini dilakukan
dengan memindahkan arsip inaktif pada tempat yang jangkauannya lebih sullit dibanding dengan arsip aktifnya
karena ruang penyimpanan arsip menjadi satu. Tahap kedua yaitu penataan dan pelayanan dilakukan oleh
pengelola arsip yang memeriksa arsip yang telah dipindahkan, lalu mengelompokkannya berdasarkan tahun
tercipta. Setelah dikelompokkan arsip inaktif formulir setoran donasi disimpan dalam kardus arsip. Tahap ketiga
yaitu pelayanan arsip yang dilakukan jika ada permintaan. Permintaan biasanya dilakukan melalui lisan atau
tertulis. Pengelola arsip akan mencari arsip yang diperlukan di sistem DAF untuk mengetahui nomor kas
masuknya. Setelah ditemukan pengelola arsip akan mencari ditempat penyimpanan yang kemudian akan dilayankan
kepada pengguna. Tahap ke-empat yaitu pemusnahan arsip. Pemusnahan dilakukan agar arsip yang disimpan tidak
terlalu banyak sehingga ruang penyimpanan arsip menjadi penuh yang dilakukan setiap sepuluh tahun sekali dan
dilaksanakan oleh karyawan Pos Keadilan Peduli Umat Human Initiative (PKPU HI) Jawa Tengah.