PENGELOLAAN ARSIP STATIS DALAM MENDUKUNG PELAYANAN INFORMASI DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

Abstract

Arsip dalam sebuah organisasi sangat penting, yang keberadaanya sebagai sumber informasi.
Pelaksanaan pengarsipan disuatu organisasi masih banyak ditemukan berbagai masalah.
Pengelolaan arsip seharusnya dilakukan dengan baik supaya dapat mengatasi masalah-masalah
yang ada. Salah satunya adalah saat arsip diperlukan dan dicari dalam penyampaian informasi,
arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan dan dipergunakan. Harapannya dengan pengelolaan
arsip yang baik adalah tidak menghambat jalannya penyampaian informasi dalam pelaksanaan
sebuah kegiatan didalam organisasi. Tujuan penelitian untuk mengetahui Pengelolaan Arsip Statis
dalam mendukung pelayanan informasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Informan
penelitian berjumlah empat orang. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara,
dan studi dokumentasi. Teknik pengolahan dan analisis data menggunakan model analisis data
Miles dan Huberman, diantaranya yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Uji keabsahan data mengacu pada Denzin dalam Bungin (2007) dengan menggunakan triangulasi
sumber data dan triangulasi teori. Berdasarkan dari pengumpulan data, dapat disimpulkan bahwa
tata kerja Kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sudah
menggunakan pengelolaan tata kerja statis. Arsip tersebut dikelola dengan menggunakan tata kerja
prosedur kearsipan, yaitu sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi luas,
macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Menata arsip sesuai dengan sistem pola baru kartu
kendali, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan benar, apabila dibutuhkan
dapat dengan cepat ditemukan untuk penelitian ataupun pertanggungjawaban Nasional.