PENGALIHAN SARANA TEMU BALIK ARSIP STATIS TEKSTUAL DARI SISTEM MANUAL KE SISTEM ELEKTRONIK (STUDI KASUS JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN STATIS DI BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH)

Abstract

Penelitian ini tentang pengalihan sarana temu balik arsip statis tekstual dari sistem manual ke sistem elektronik (studi kasus Jaringan Informasi Kearsipan Statisdi Badan Arsip  dan perpustakaan Provinsi Jawa Tengah). Tujuan penelitian  ini adalah untuk mengetahui seluk beluk proses pengalihan sarana temu balik arsip statis tekstual dari sistem manual ke Jaringan Informasi Kearsipan Statis (JIKS). Dalam penelitian ini peneliti  menggunakan metode deskriptif kualititatif dengan jenis studi kasus. Informan yang dipilih secara bertujuan (purposive sampling) dengan teknik pengumpulan data teknik observasi, wawancara mendalam, dan studi dokumen. Dilakukan triangulasi sumber terhadap data yang diperoleh. Analisis data menunjukan, pengalihan sarana temu balik arsip statis tekstual dari sistem manual ke sistem elektronik Jaringan Informasi Kearsipan Statis (JIKS) dilatar belakangi oleh kebutuhan user di era informasi dan kebijakan nasional tentang digitization arsip, tahap-tahap peralihan meliputi  persiapan JIKS, kebijakan, sarana prasarana, Sumber daya Manusia (SDM), prosedur pengalihan data manual ke Jaringan Informansi Kearsipan, penetapan mekanisme kerja, penetapan prioritas Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang dialihkan, serta uji coba temu balik arsip yang dialihkan. Pengalihan sistem manual tidak sekaligus ke Jaringan Informasi Kearsipan Statis membutuhkan waktu bertahun-tahun sehingga sistem manual tidak bisa sekaligus ditinggalkan. Kendala terbesar dalam  proses pengalihan ini adalah keterbatasan SDM  dan  sarana prasarana.