PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DALAM MENDUKUNG LAYANAN INFORMASI PADA SUBBAG ADMINISTRASI UMUM INSPEKTORAT PROVINSI JAWA TENGAH

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penataan/pemberkasan arsip dinamis aktif dalam
menunjang layanan informasi di Subbag Administrasi dan Umum Inspektorat Provinsi Jawa
Tengah. Penelitian ini menggunakan desain penelitian kualitatif dan jenis penelitian deskriptif.
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik
analisis data yang digunakan meliputi reduksi data, penyajian data, dan verifikasi. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa sistem pencatatan arsip dinamis aktif dilakukan secara manual dan
komputerisasi. Pencatatan secara komputerisasi yaitu masing-masing arsip aktif dimasukkan pada
database kearsipan berupa Government Resource Management System, surat elektronik, dan
SimPeg. Pada manual dengan tahapan: pemeriksaan, pengindeksan, memberi kode (No.
Klasifikasi), serta penyimpanan. Penataan/pemberkasan arsip berperan penting karena
memudahkan, memperlancar, dan mempersingkat waktu dalam melakukan layanan informasi
kepada pengguna. Layanan informasi di Subbag Administrasi dan Umum mempunyai dua aspek
yaitu peminjaman dan pengembalian. Dua aspek tersebut, didukung oleh kegiatan
penataan/pemberkasan yang baik. Pada kenyataannya jumlah arsip yang dikelola tidak sebanding
dengan sumber daya manusia yang ada serta dalam pengembalian arsip yang tidak sesuai dengan
waktu pengembalian. Hasil penelitian ini menunjukkan perlu adanya peningkatan jumlah pengelola
arsip sehingga kegiatan penataan dan pengembalian akan optimal, seabagai saran sebaiknya
petugas arsip lebih tegas dalam mengingatkan pengguna agar pengembalian sesuai penataan.