ANALISIS PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN PERSURATAN DALAM KEGIATAN TEMU KEMBALI ARSIP SURAT DI PT PELINDO III (PERSERO) CABANG TANJUNG EMAS SEMARANG

Abstract

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan sistem pengelolaan persuratan di PT
Pelindo III Semarang. Surat merupakan instrumen penting dalam perusaan karena menyangkut kegiatan
administrasi yang berhubungan dengan perjanjian bisnis, baik dari luar maupun dalam perusahaan itu
sendiri. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Pengumpulan
data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan dokumentasi. Wawancara dilakukan kepada
informan yang dipilih melalui teknik pusposive sampling dengan kriteria yang telah ditentukan. Objek
dalam penelitian ini adalah sistem persuratan dan temu kembali, sedangkan subjek penelitian adalah
pegawai arsip dan persuratan di PT Pelindo III (Persero) cabang Tanjung Emas Semarang. Hasil dari
penelitian ini menunjukkan bahwa prosedur penerimaan dan pengiriman surat di PT Pelindo III Semarang
sudah memenuhi standar yang di dalamnya mencakup kegiatan penyortiran, pencatatan, penggandaan,
pengarahan, dan penyampaian. Sementara apabila ditinjau dari tata penyimpanannya, PT Pelindo III
Semarang telah menerapkan dua metode penyimpanan yakni metode subjek dan tanggal. Temu kembali
yang diterapkan di PT Pelindo III Semarang adalah temu kembali manual dengan buku agenda. Hal
tersebut tentu kurang efektif dan efisien serta bertolak belakang dengan kemajuan teknologi dan informasi
masa kini, penyebabnya adalah keterbatasan sarana prasarana, dan sumber daya manusia, serta minimnya
perhatian dari manajemen perusahaan tentang pentingga pengelolaan persuratan.