TATA KELOLA PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS AKTIF DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFISIENSI PENEMUAN KEMBALI ARSIP DI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN PATI

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tata kelola penyimpanan arsip dalam upaya meningkatkan efisiensi
penemuan kembali arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pati. Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data
yang dilakukan yaitu observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa tata kelola penyimpanan arsip
dinamis aktif merupakan upaya untuk meningkatkan efisiensi penemuan kembali arsip di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Pati. Implementasi pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Pati dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan serta penyusutan arsip yang telah
dilakukan secara tertib dan berurutan. Tata kelola penyimpanan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Pati mengacu pada faktor-faktor kearsipan yang baik yaitu penggunaan sistem penyimpanan
yang tepat, fasilitas kearsipan dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Upaya yang dilakukan terkait dengan segi
sistem penyimpanan dalam meningkatkan efisiensi penemuan kembali arsip belum maksimal, hal ini disebabkan oleh
penggunaan sistem penyimpanan arsip dinamis aktif secara manual dengan asas desentralisasi berdasarkan sistem
subjek dan sistem nomor. Selain itu, fasilitas kearsipan yang belum memadai juga menjadi penyebab belum
maksimalnya upaya dalam meningkatkan efisiensi penemuan kembali arsip. Sementara dari segi petugas kearsipan
juga belum sepenuhnya secara signifikan memberikan kontribusi dalam upaya meningkatkan efisiensi penemuan
kembali arsip sebab meski telah terdapat pembagian tanggung jawab masing-masing personil, akan tetapi personil
yang ditugaskan belum memiliki latar belakang keilmuan bidang kearsipan.