ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN DALAM PROSES TEMU KEMBALI ARSIP DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA SEMARANG

Abstract

Penelitian ini berjudul Analisis Pengelolaan Arsip Kepegawaian dalam Proses Temu Kembali Arsip di Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang. Tujuan penelitian ini yaitu  mengetahui pengelolaan arsip data kepegawaian dalam mendukung proses temu kembali arsip di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kota Semarang. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif dengan jenis deskriptif dengan kategori studi kasus. Pengumpulan data menggunakan observasi, interview, dan dokumentasi. Cara penentuan informan menggunakan metode purposive sampling dengan jumlah informan tiga orang. Analisis data dalam penelitian ini menggunakan reduksi data, penyajian data, menarik kesimpulan. Hasil penelitian menjelaskan bahwa Pengelolaan arsip kepegawaian di Kantor BKD Kota Semarang berpedoman pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara, Nomor 18 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan tersebut seperti melakukan pencatatan arsip yang masuk ke Kantor BKD Kota Semarang sebelum arsip tersebut disimpan di Kantor BKD Kota Semarang. Pencatatan arsip meliputi tahap verifikasi dan validasi yang bertujuan untuk menerima, menyortir, dan mengelompokkan arsip. Setelah pencatatan, petugas arsip juga membuat laporan pencatatan dan permasalahan dokumen kepegawaian. Pencarian arsip secara elektronik dilakukan melalui pencarian image document yang tersimpan dalam komputer dan pencarian manual petugas arsip dapat mencari fisik arsip pada box arsip atau lemari arsip berdasarkan jenis arsip.