PENENTUAN STRATEGI PENGADAAN FASILITAS PERKANTORAN DAN KONSTRUKSI UNIVERSITAS DIPONEGORODENGAN MENGGUNAKAN KRALJIC’S PURCHASING PORTFOLIO MODEL

Abstract

Universitas Diponegoro merupakan perguruan tinggi negeri yang bergerak dalam bidang jasa pendidikan. Dalam menjalankan setiap kegiatan dibutuhkan pengadaan item yang cukup besar jumlahnya. Namun dalam melakukan pengadaan item terutama item perkantoran dan konstruksi dirasa masih kurang efektif dan efisien. Dengan pengadaan yang tidak efektif dan efisien memunculkan beberapa masalah antara lain, pemborosan biaya pengadaan, waktu proses pengadaan yang lama, tenaga dari sumber daya yang banyak terbuang, dan item yang tidak sesuai dengan spesifikasi. Masalah tersebut muncul diakibatkan karena Universitas Diponegoro masih belum menerapkan strategi pengadaan yang tepat. Pembagian kelompok item perkantoran dan kosntruksi pada penelitian kali ini berjumlah 14 kelompok besar yang terbagi sesuai dengan karakteristiknya masing – masing.   Untuk mengatasi permasalahan diatas dikembangkan sebuah metode strategi pengadaan yaitu Kraljic’s Matrix Portofolio Model. Metode ini terbagi atas empat kuadran yaitu routine, bottleneck, leverage, strategic dimana kuadran tersebut dibagi berdasarkan bobot kriteria supply risk dan expenditure yang akan memberikan informasi mengenai karakteristik item pengadaan. Penentuan kriteria supply risk didapatkan dengan melakukan focus group discussion (FGD) dengan tim pengadaan Universitas Diponegoro. Sedangkan penentuan bobot nilai supply risk didapatkan dengan menggunakan metode Analytic Hierarchy Proses (AHP). Terdapat 15 kriteria supply risk yang digunakan pada penelitian kali ini. Nilai expenditure didapatkan dengan mining data pengadaan item perkantoran dan konstruksi tahun 2017. Berdasarkan perhitungan bobot nilai supply risk dengan menggunakan metode AHP dan nilai expenditure terdapat 6 kelompok item pada kuadran routine, 5 kelompok item pada kuadran bottleneck, 1 kelompok item pada kuadran leverage, dan 2 kelompok item pada kuadran strategic. Pada penelitian ini akan dibahas juga mengenai tipe kontrak yang sebaiknya digunakan sesuai dengan karakteristik item pada masing – masing kuadran.

ABSTRACT

Diponegoro University is a state university engaged in education services. In carrying out every activity required the procurement of items with large enough amount. However, in the procurement of items, especially office and construction items are considered less effective and efficient. With ineffective and inefficient procurement raises several issues, among others, waste of procurement costs, time of procurement process, wasted of resources, and items that do not fit the specifications. The problem appears because Diponegoro University still has not implemented the appropriate procurement strategy. Group classification of offices and construction items in this study are divided to 14 large groups according to their respective characteristics. To solve the problems above there is a method of procurement strategy called Kraljic's Matrix Portfolio Model. This method is divided into four quadrants which are routine, bottleneck, leverage, strategic items where the quadrant is divided based on the weight of supply risk criteria and expenditure that will provide information about the characteristics of procurement items. The determination of supply risk criteria was obtained by focus group discussion (FGD) with the procurement team of Diponegoro University. Meanwhile the value definition of supply risk is obtained by using Analytic Hierarchy Process (AHP) method. There are 15 supply risk criteria that used in this research. The value of expenditure is obtained by mining data of procurement of office and construction items in 2017. Based on the calculation of supply risk value by using AHP method and expenditure value there are 6 groups of items in quadrant of routine, 5 item groups in quadrant bottleneck, 1 group of items in leverage quadrant, and 2 groups of items in the strategic quadrant. In this study will be discussed also about the type of contract that should be used in accordance with the characteristics of items in each - each quadrant.