PENGEMBANGAN STANDARDISASI PENILAIAN KINERJA VENDOR MELALUI PENYUSUNAN INSTRUKSI KERJA DAN METODE SAMPLING (STUDI KASUS: PT XYZ)

Abstract

Abstrak

Setiap enam bulan, PT XYZ melakukan penilaian kinerja vendor sebagai upaya perusahaan untuk memastikan kualitas, keandalan, dan kepatuhan vendor terhadap persyaratan kontrak. Namun, timbul beberapa masalah karena belum terdapat standardisasi instruksi kerja untuk proses penilaian. Penilaian kinerja sebelumnya dilakukan dalam satu file Excel dengan ribuan item PO sekaligus—tahun 2023 mencapai 7050—untuk diberikan skor oleh masing-masing user dan buyer yang cenderung kewalahan dalam pengisiannya. Oleh karena itu, penelitian ini mengajukan sebuah alternatif kerangka kerja baru dengan parameter kriteria penilaian yang dievaluasi berdasarkan kajian literatur, dan dituangkan dalam bentuk instruksi kerja. Pengambilan sampel penilaian dilakukan dengan teknik Simple Random Sampling untuk masing-masing kategori dengan menggunakan taraf signifikansi α = 0,15 dan tingkat kepercayaan 85%. Uji coba dilakukan untuk menilai kinerja vendor perusahaan pada tahun 2023, dan disimpulkan bahwa alternatif proses penilaian kinerja yang direkomendasikan feasible untuk dilakukan. Berdasarkan hasil uji coba, penelitian ini merekomendasikan perusahaan untuk menggunakan metode sampling, dan mengirim kuesioner ke email masing-masing user dan buyer agar penilaian tidak tercampur. Untuk mengatasi lamanya proses pengisian kuesioner, sebaiknya diberikan penambahan fitur penilaian secara langsung setiap kali user dan buyer hendak menyelesaikan proses PO pada SCM Online.

Kata kunci: instruksi kerja; penilaian kinerja vendor; QCDS; sampling; standardisasi

Abstract

[Title: Development of a Standardized Vendor Performance Assessment Through the Arrangement of Work Instructions and Sampling Method (Case Study: PT XYZ)] Every six months, PT XYZ conducts a vendor performance assessment to ensure vendor quality, reliability, and compliance. However, problems arise because there isn’t a standardized work instruction for the assessment process. The previous performance assessment was done in one Excel file with thousands of PO items at once—7050 PO in 2023—which caused user and buyer overwhelmed in filling it out. Therefore, this research proposes a new framework with assessment criteria parameters evaluated based on a literature review, and outlined in the form of work instruction. The assessment sampling was carried out using the Simple Random Sampling technique for each category using a significance level of α = 0.15. A pilot test was conducted to assess the performance of the company's vendors in 2023. It was concluded that the recommended alternative was feasible. Based on the trial results, this study recommends the company to use the sampling method, and send questionnaires to the email of each user and buyer to prevent from being mixed up. To overcome the lengthy process of filling out the questionnaire, it is recommended to add a direct assessment feature before completing the PO process on SCM Online.

Keywords: QCDS; sampling; standardization; vendor performance assessment; work instruction