PERANCANGAN SISTEM INVENTARISASI DATA PENGADAAN UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PERSIAPAN LELANG

Abstract

ULP (Unit Layanan Pengadaan) adalah suatu unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Fakultas Teknik Undip telah membentuk organisasi ULP Fakultas Teknik sebagai pusat koordinasi dari seluruh kegiatan pengadaan di lingkup fakultas teknik. Mulai dari kebutuhan pengadaan dari jurusan D3 teknik, program S1 teknik sampai kebutuhan lingkup Dekanat fakultas teknik, diatur dan dikelola oleh ULP Fakultas Teknik.

                Proses pengadaan di Fakultas Teknik Undip dilakukan dengan cara sistem lelang dan sudah berbasis e-Procurement. Proses pelelangan harus melalui berbagai persiapan yang matang. Salah satu proses persiapan lelang tersebut adalah memeriksa kelengkapan dokumen lelang yang diajukan oleh beberapa pihak jurusan yang akan mengajukan barang. Namun, ternyata dari proses tersebut dapat menimbulkan mundurnya waktu pelelangan. Hal ini terjadi karena dokumen yang diajukan pihak jurusan tidak valid, seperti permintaan barang yang diajukan tidak ada spesifikasi rincinya. Hal itu membuat staff administrasi ULP Fakultas Teknik mengalami kesulitan dalam melakukan proses perekapan data kebutuhan barang tiap juruan.

                Maka dari itu diperlukan sebuah tools /sistem baru yang dapat men-standarisasi barang kebutuhan pihak jurusan agar spesifikasinya sama dan mudah dalam merekapnya. Tools tersebut berupa sistem inventarisasi dari item lelang berbasis web. Sistem ini dapat memudahkan pihak jurusan dalam pemesanan barang dan memudahkan pihak ULP dalam melakukan kompilasi data pengadaan. Diharapkan dengan adanya tools tersebut, akan meningkatkan kinerja persiapan lelang di ULP dan proses lelang dapat berjalan sesuai rencana.

ABSTRACT

                ULP ( Procurement Unit ) is a unit functioning government organization implementing the Procurement of Goods / Services in K / L / D / I, which is permanent, can be stand alone or attached to an existing unit. Faculty of Engineering has established the Faculty of Engineering ULP organization as the central coordination of all procurement activities in the scope of the engineering faculty . Starting from the procurement of engineering majors D3, S1 departements techniques to the needs of the scope of engineering and faculty Dean that administered by the ULP of Faculty Engineering.
                Procurement processes in the Faculty of Engineering conducted by the auction system and was based e-Procurement. Auction process to go through various preparation. One of the tender preparation process is to check the completeness of tender documents filed by several parties that will submit goods department. However, it turns out of the process may lead to withdrawal of the auction time. This occurs because the documents submitted to the majors is not valid, as demand for goods that posed no detailed specifications. It made the ULP administration staff of the Faculty of Engineering have difficulties in the process of compiling the data requirements of each departements.

                Therefore needed a tool / new system that can make standardization needs of the subject goods that specifications are the same and easy to perform data compilation. Tools in the form of an inventory system of a web based auction items. This system can facilitate the departements in ordering goods and facilitate the ULP in compilation of data acquisition. Hopefully with these tools, will improve the performance of the ULP and tender preparation at an auction process can proceed according to plan.